Miten on, onko teillä projektien aikataulut pitäneet?

Oleellinen osa teollisuuden projektinhallintaa ja projektien tehokasta läpivientiä on onnistunut aikataulutus. Lähtökohtaisesti raamit aikataulutukselle luo asiakas. Asiakas kertoo koska saa aloittaa ja ennen kaikkea koska tulee olla valmista. Tämän jälkeen meidän projektiasiantuntija tekee aikataulusta riittävän tarkan ja yksityiskohtaisen, jotta yhteisiin määriteltyihin tavoitteisiin päästään.

Mikäli pääurakoitsija tai asiakas määrittää suurelta osalta myös aikataulutuksen, on heidän oltava erityisen tarkka, ettei vaadi toimittajilta liikoja. Kun asiakas on luonut itse tarkan aikataulun, kantaa hän siitä myös suurimmissa määrin vastuun. Eli tilaajana kannattaa olla erittäin tarkkana sen suhteen, alkaako tekemään liian tarkkoja aikatauluraameja. Toki jossain tapauksissa tämä on ainoa vaihtoehto.

InstMan Oy tarjoaa myös projektikoordinointipalvelua, mukaan lukien aikataulutus ja valvonta.

Jos työmaalla toimii useita eri toimijoita, pääurakoitsijan, määrätyn projektiasiantuntijan tai tilaajan on varmistettava tiedon kulku eri toimijoiden välillä. Tehokkaalla tiedon kululla taataan onnistunut ja aikataulussa pysyvä projekti, oli kyseessä sitten teollisuuden putkiasennukset tai kone- ja laiteasennukset.

Jaa tietoa ja vältät ongelmat

Moni urakoitsija tekee aikataulun, koska tilaaja sanoo niin. Näin ei saisi olla. Aikataulutus ja siitä kiinnipitäminen on erittäin tärkeää siinä vaiheessa, kun tontille sattuu toinenkin toimija.

Usein huomataan, että pienet ja kriittiset yksityiskohdat jäävät helposti jakamatta. Pienet asiat muodostavat kuitenkin kasaantuessaan isojakin osakokonaisuuksia. Kun näiden kohdalla aikataulutus alkaa pettämään, ajaudutaan helposti ongelmiin kokonaiskuvassa. Usein pieniltäkin tuntuvat asiat voivat olla erinomaisen tärkeitä projektin toiselle osapuolelle.

Työmaakokouksissa ja -palavereissa ei tule pitää kynttilää niin sanotusti vakan alla vaan mielumminkin olla erityisen avoin. Kerrata kaikki haasteet mitä tulevaisuudessa on sen työmaan osalta odotettavissa. Esimerkiksi suuret haalaukset ja nostot kannattaa kertoa heti kun tietää mihin aikaan olisi mahdollista tehdä ko. työt ja aloittaa näin aikataulun sovittaminen välittömästi ja proaktiivisesti.

Keskitytään siis jakamaan ja vastaanottamaan tietoa, näin vältytään monista ongelmista.

Kysy tarvittaessa

Erinomaisen tärkeää on myös muistaa vastaanottaa tietoa ja tarvittaessa kysyä. Mikäli jokin sidosryhmän toimituskokonaisuuksista on oman edistymän kannalta kriittinen, kannattaa asia tuoda mahdollisimman nopeasti esille. Voi hyvin olla, ettei se ole millään tavalla kriittinen kyseisen osakokonaisuuden toimittajalle. Voi olla, että se on siinä ”tehdään sopivassa välissä” -pinossa. Tai sitten se onkin kokonaiskuvan kannalta erittäin oleellinen osa projektia, jolloin sen edistyminen oikeassa aikataulussa muodostuu todella arvokkaaksi.

Mikäli toinen projektiosapuoli ei ymmärrä jakaa riittävästi tieto, on tärkeää olla aktiivinen ja kysyä. Kysyvä ei teollisuudenkaan projekteissa tieltä eksy.

Teollisuuden projektien aikataulut elää

Kuten kaikki varmasti tietävät, jokaisessa isommassa teollisuuden projektissa aikataulu elää. Varsinkin rakennusvaiheessa, kun työmaalla on useampi eri alan toimija. Hyvän projektijohdon ominaisuuksiin kuuluu aikataulujen muutoksiin sopeutuminen. Toki sopeutuminen on aina huomattavasti helpompaa, jos muutoksista tiedetään mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.

Jos aikataulun muuttuminen toisaalla aiheuttaa viivästyksiä kyseisessä kohteessa, voidaan resurssia kohdistaa muualle. Näin yksittäisistä viivästyksistä ei koidu liikaa haittaa ja projektin kokonaisaikataulusta saadaan pidettyä kiinni.

InstMan Oy:n projektiorganisaatio pitää aikataulukokouksen tarvittaessa päivittäin, jotta tietoa saadaan siirrettyä läpi koko työporukan. Aikataulumuutoksista on aina erityisen hyvä tiedottaa myös suorittavalle tasolle. Näin vältytään turhalta ihmettelyltä siinä vaiheessa kun työn kohde muuttuu.

Aikataulutus yhteisenä työkaluna

Lopuksi voidaan kiteyttää, että aikataulu ja aikataulutus ovat kaikkien työmaalla toimivien yhteinen työkalu. Tästä syystä tiedonkulku on ehdottoman tärkeää. On kuitenkin pienempi paha kertoa mahdollisista haasteista, ja pysyä sovitussa aikataulussa, kuin että se tulisi kaikille yllätyksenä siinä vaiheessa kun korjaavien liikkeiden tekeminen aiheuttaa aikataulun venymistä ja monesti lisäkustannuksia.

Mihin teillä kiinnitetään huomiota aikataulutuksessa?

Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää.

Mikko Lähteelä
Toimitusjohtaja, tekninen johtaja
Puh. +358 40 1657 222
mikko.lahteela(a)instman.fi

Tommi Pakarinen
Project Manager
Puh. +358 40 901 0029
tommi.pakarinen(a)instman.fi